Після прибуття і становлення в чергу більшість клієнтів витримують період очікування. Збалансований і контрольований період очікування – бажаний оптимальний результат будь-якого менеджера.
Ніхто не хоче мати абсолютно порожню зону очікування, оскільки це, швидше за все, означитиме, що у Вас надмірна кількість персоналу. Крім того, порожній магазин або сервісна зона справляє враження самотності і не залучить клієнтів.
Крім того, занадто багато клієнтів знаходяться в режимі очікування, почуваючи себе відштовхнутими.
Управління Подорожами Клієнтів може допомогти менеджерам отримати баланс правильно, покращуючи планування персоналу та додаючи більше гнучкості процесам. З точки зору подорожі цей крок має найбільший ризик негативно вплинути на досвід обслуговування клієнтів, якщо він не впорався належним чином. Клієнт, який сприймає очікування, як довго, зазвичай не задоволений послугою. Управління Потоками Клієнтів пропонує два підходи для управління цим.
Перший полягає в тому, щоб звести до мінімуму фактичне очікування. Вибираючи найбільш підходящий принцип очікування в черзі та використовуючи доступні інструменти управління потоком клієнтів для планування кадрового забезпечення та моніторингу очікування в режимі реального часу, постачальник послуг може активно керувати часом очікування.
Інший підхід, який не виключає першого , – мінімізувати сприйнятий час очікування. Це може бути зроблено шляхом залучення клієнта до активного очікування, наприклад, заповнити час очікування діяльністю, яка зменшує сприйнятий час очікування, а отже, покращує клієнтський досвід.

Уявіть собі, наприклад, можливість транслювати конкретні повідомлення, орієнтовані на клієнтів, які в даний час у вашому фронт-офісі або в магазині. Постачальник послуг, який використовує Управління Потоками Клієнтів у розширеному порядку, може визначити, хто в даний час відвідує, і менеджер може, використовуючи цільове мовлення, тримати їх в курсі та / або розважати під час очікування, навіть використовуючи рекламу, що відображає їх конкретні інтереси.
Інші можливості, які зменшують час очікування, що сприймається, і створюють додаткове значення для постачальника послуг:
- залучати клієнта до діяльності з підготовки до послуги та зменшення навантаження на персонал, наприклад, шляхом заповнення форм тощо
- створювати можливості для подальших покупок під час очікування, або через стратегічно розміщені товари, де клієнти чекають, або дозволяючи клієнтам вільно пересуватися по приміщеннях постачальників послуг, очікуючи, коли вони будуть обслуговуватися
- використовувати засоби масової інформації для стимулювання подальших продажів. Якщо постачальник послуг знає, яких окремих клієнтів чекають, медіа контент може бути адаптований для задоволення конкретних потреб клієнтів.
Період в черзі/очікуванні завершується, коли клієнт викликаний для обслуговування.
Метод виклику клієнтів має великий вплив на ефективність. Дуже важливо, щоб клієнти, які чекають, були обізнані як про те, що вони були викликані, так і про те, куди вони повинні піти. З цим можна впоратися за допомогою різних типів інструментів візуальної та аудіо підтримки.
Правильно використовуючи метод, досвід показав, що це може підвищити продуктивність і, як наслідок, скоротити час очікування до 30% в середовищах з короткими і стандартизованими вимогами до обслуговування. Якщо конфіденційність важлива для клієнта, що часто траплятися в державних та медичних установах, постачальники послуг повинні розглянути можливість анонімного виклику клієнтів на основі якоїсь іншої ідентифікації, ніж ім’я (як правило, номер).